Extrasul din REGES-ONLINE permite unui salariat sau fost salariat să consulte informațiile înregistrate despre contractele sale de muncă. Documentul se obține prin aplicația pentru salariați a Inspecției Muncii și reflectă datele transmise de angajatori. Adeverința de vechime este un document distinct, eliberat de angajator pe baza registrului și a dosarului personal. Cele două documente au legătură cu aceeași activitate profesională, dar nu sunt generate prin aceeași procedură.
Începând cu 1 ianuarie 2026, REGES-ONLINE a înlocuit integral platforma REVISAL, potrivit precizărilor Inspecției Muncii. Cadrul de funcționare este Hotărârea Guvernului nr. 295/2025. Registrul privește persoanele încadrate cu contract individual de muncă, inclusiv la angajatori privați și la instituții publice care folosesc această formă de angajare. Nu este o evidență universală a oricărei activități profesionale, indiferent de raportul juridic în care este prestată.
Accesul la aplicația pentru salariați
Portalul oferă o secțiune pentru salariați, separată de aplicația angajatorilor. Autentificarea poate folosi fluxul ROeID sau un cont cu adresă de e-mail și parolă, după validarea identității. Ghidul oficial precizează că, atunci când autorizarea s-a făcut prin ROeID, conectarea se efectuează prin fluxul dedicat acestui serviciu. Aceeași combinație de e-mail și parolă nu devine automat o autentificare directă în REGES.
Pentru un cont nou, etapele prezentate de Inspecția Muncii sunt introducerea datelor personale, validarea identității și configurarea datelor de acces. Activarea poate fi făcută cu semnătură digitală calificată sau prin prezentarea documentelor justificative la inspectoratul teritorial de muncă. Întrebările frecvente ale platformei precizează că accesul activat la ghișeu este valabil 30 de zile. Acest cont este destinat consultării datelor proprii, nu operării registrului unui angajator.
După conectare, utilizatorul vede angajatorii identificați în registru pentru CNP-ul său. Pagina afișează denumirea, datele de identificare și informațiile de contact ale societății. Funcțiile disponibile includ solicitarea extrasului și notificarea angajatorului activ în sistem. Asocierea se bazează pe datele contului validat; consultarea registrului personal nu îi oferă salariatului dreptul de a modifica înregistrările angajatorului sau de a opera contractele altor persoane.
Extras individual și extras centralizator
Aplicația distinge extrasul registrului individual, aferent unei societăți, de extrasul centralizator al înregistrărilor disponibile la nivel național. Pentru centralizator, ghidul indică separat perioadele 2006–2011 și 2011–prezent. Selecția perioadei face parte din cererea de generare. Un document pentru un angajator și o anumită perioadă nu este, prin simpla denumire de extras, echivalent cu istoricul centralizat al tuturor contractelor disponibile.
Ghidul descrie exportul în PDF, XLSX sau CSV și opțiunea de a nu afișa salariul în extrasul individual. Solicitările trimise se urmăresc în secțiunea de status, de unde documentul generat poate fi deschis, descărcat sau tipărit. Numele și CNP-ul solicitantului sunt preluate din cont. Cererea include declarația că solicitantul este persoana fizică identificată prin acel CNP, în condițiile prevăzute de platformă.
Datele prevăzute de hotărârea de guvern includ identificarea angajatorului și a salariatului, numărul și data contractului, începutul activității, funcția sau ocupația, tipul și durata contractului. Registrul conține și locul muncii, durata și repartizarea timpului de muncă, salariul de bază brut, indemnizațiile, sporurile și alte adaosuri prevăzute contractual. Aceste elemente descriu înregistrarea raportului de muncă, fără a înlocui documentele care au stat la baza ei.
În evidență intră, de asemenea, perioadele și cauzele suspendării, încetarea suspendării, data și temeiul legal al încetării contractului și datele detașării, când există. Raportul salariatului poate cuprinde vechimea în specialitate potrivit clasificării ocupațiilor și jurnalul înregistrărilor în ordinea producerii efectelor. O citire completă presupune raportarea perioadelor la contractele și modificările înregistrate, nu doar identificarea unei prime și a unei ultime date.
Responsabilitatea pentru date și corectarea erorilor
Hotărârea nr. 295/2025 atribuie exclusiv angajatorului responsabilitatea pentru completare, transmitere și corectitudinea datelor. Contractarea unui prestator pentru operarea registrului nu îl exonerează de aceste obligații. Inspecția Muncii administrează baza de date și protecția informațiilor, însă nu poate interveni asupra datelor care, potrivit legii, sunt completate exclusiv de angajator. Salariatul consultă ceea ce a fost transmis, nu o verificare independentă a tuturor înscrisurilor contractuale.
În aplicație, butonul de notificare permite semnalarea informațiilor incorecte către angajatorii activi. Regula legală este că o corecție a erorilor de completare se face la data la care angajatorul a luat cunoștință de acestea. Modificarea unei clauze contractuale și corectarea unei înregistrări greșite sunt situații diferite. Existența unei nepotriviri între extras și un act adițional nu conferă salariatului acces de editare asupra registrului.
Adeverința de vechime și documentele din dosar
Angajatorul are obligația de a păstra un dosar personal pentru fiecare salariat. Acesta cuprinde cel puțin actele necesare angajării, contractul individual, actele adiționale, documentele privind modificarea, suspendarea și încetarea contractului și actele de studii sau calificare. Dosarul păstrează documentele care justifică legalitatea și corectitudinea completării registrului. Extrasul și dosarul au astfel funcții complementare: primul prezintă datele înregistrate, iar al doilea conține înscrisurile aferente.
La încetarea activității, angajatorul trebuie să elibereze o adeverință care atestă activitatea desfășurată, durata, salariul și vechimea în muncă și în specialitate, precum și un extras din registru certificat prin semnătură. Pentru solicitarea scrisă a unui salariat sau fost salariat, adeverința se eliberează în cel mult 15 zile lucrătoare de la data solicitării. Termenul este exprimat în zile lucrătoare, nu calendaristice.
Tot la solicitarea scrisă, copiile documentelor existente în dosarul personal se eliberează în 15 zile lucrătoare. Acestea sunt certificate pentru conformitate cu originalul de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana împuternicită. Cererea unei adeverințe și cererea copiilor înscrisurilor privesc documente diferite, chiar dacă ambele se referă la același contract. Hotărârea reglementează separat obligația de eliberare a fiecăruia.
Instrucțiunile Inspecției Muncii pentru raportul generat de angajator precizează că documentul reflectă exclusiv informațiile declarate în REGES. Pentru utilizarea acelui raport în format tipărit, ghidul cere semnătura olografă a angajatorului sau a reprezentantului ITM. Descărcarea unui fișier, tipărirea lui și certificarea documentului nu sunt operațiuni identice. Forma cerută pentru documentul prezentat unei instituții se verifică în raport cu tipul extrasului și cu procedura în care este folosit.